在日常工作中我們較常用的是紙質文件，這類文件通常日積月累，越來越多，多到占用太多空間，或搬遷時需要扔掉時，應該怎么規范處理呢？如果直接扔垃圾桶或賣給回收店，顯然是不合適的，因為有些文件帶有企業或客戶的重要信息，一旦外泄可能會產生難以預料的后果。那么，應該如何規范化銷毀處理呢？

紙質文件的處理方法：

1、繼續保存：占用大量辦公空間，管理不善易泄密。2、一般回收處理：安全性不高，泄露可能性大。

3、焚燒：銷毀徹底，但不環保，需要尋找專門的場所，且在文件回收、轉移過程中仍然可能會泄露。

4、制漿：銷毀徹底，環保無污染，但需要專門的制漿設備，一次銷毀量不大，成本較高。

5、粉碎：銷毀徹底，環保、快速、銷毀量大，是目前國際上流行的紙張文件銷毀方法，但需要專門設備，一套完整的文件銷毀管理及銷毀流程。

紙質文件銷毀原則：

1、合規原則：對于單位內部的秘密信息，則應遵循相關的行業規定與部門規定。

2、適中原則：平衡銷毀成本和銷毀效果，采用適中的銷毀方式。比如，對于單位絕密信息，公司可在辦公場所配備高保密碎紙機，可采用集中銷毀，或外包給第三方委托銷毀。

3、記錄原則：單位應保留并管理銷毀記錄，證明哪些介質，在什么時間，由誰負責，在哪個場所，用什么方式銷毀。這些記錄必須可訪問可追蹤，并至少保存一年。

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